Logiciel de caisse : quelles sont vos obligations en 2026 ?

L’utilisation d’un logiciel ou système de caisse simplifie la gestion quotidienne d’une activité : enregistrement des encaissements, suivi des ventes, centralisation des données…

Mais si vous utilisez ce type d’outil, vous devez respecter un cadre réglementaire précis. La réglementation vise principalement à sécuriser les transactions et à lutter contre la fraude à la TVA.

Voici ce qu’il faut savoir en 2026.

Ce qui évolue avec la loi de finances 2026

La loi de finances pour 2026, adoptée le 19 février 2026, modifie les règles relatives à la certification des logiciels de caisse.

Initialement, la suppression de l’auto-certification devait entrer en vigueur au 1er mars 2026 (puis avait été reportée au 31 août 2026). Seuls les certificats délivrés par un organisme accrédité devaient attester de la conformité des logiciels.

La loi 2026 revient finalement sur cette disposition :

Les éditeurs peuvent à nouveau délivrer une attestation individuelle de conformité pour leur logiciel de caisse.

Cette évolution simplifie les démarches pour les professionnels utilisateurs.

Qu’est-ce qu’un logiciel ou système de caisse ?

Un logiciel de caisse est un outil informatique permettant d’enregistrer les règlements reçus en contrepartie :

• de ventes de biens

• ou de prestations de services

Il mémorise les encaissements et conserve les données liées aux transactions.

Cela concerne aussi bien les commerces physiques que les sites e-commerce.

Quelles exigences doivent être respectées ?

Le Code général des impôts impose quatre critères fondamentaux :

L’inaltérabilité

Les données d’origine (ventes, encaissements) ne doivent pas pouvoir être modifiées sans trace.

La sécurisation

Le système doit garantir la traçabilité des opérations et des éventuelles modifications.

La conservation

Les données doivent être enregistrées de manière cumulative (clôtures journalières, mensuelles et annuelles).

L’archivage

Les informations doivent pouvoir être archivées à échéances régulières, de façon sécurisée et avec garantie d’intégrité dans le temps.

Ces exigences visent à assurer la transparence des encaissements déclarés à l’administration fiscale.

La certification est-elle obligatoire ?

La loi n’oblige pas un professionnel à posséder un logiciel de caisse.

En revanche, si vous en utilisez un, vous devez respecter l’obligation de conformité dès lors que :

• Vous êtes assujetti à la TVA

• Vous réalisez des ventes auprès de particuliers

• Vous enregistrez les paiements via un logiciel ou système de caisse

Cette obligation est en vigueur depuis le 1er janvier 2018.

Comment prouver la conformité ?

Deux possibilités existent :

• Un certificat délivré par un organisme accrédité

• Une attestation individuelle fournie par l’éditeur du logiciel (possibilité rétablie en 2026)

C’est à l’éditeur du logiciel d’effectuer les démarches de certification.

Vous devez toutefois être en mesure de présenter le document en cas de contrôle.

Si vous ne l’avez pas reçu automatiquement, vous pouvez le réclamer à votre fournisseur.

Êtes-vous concerné ?

La réglementation vise les professionnels assujettis à la TVA qui travaillent avec des particuliers (BtoC).

Elle concerne :

• Les commerces physiques

• Les sites e-commerce

• Tous secteurs d’activité

En revanche, un particulier réalisant des ventes en ligne sans être assujetti à la TVA n’est pas concerné.

Les cas d’exonération

Certains professionnels ne sont pas soumis à l’obligation de certification :

• Activité exclusivement BtoB

• Opérations totalement exonérées de TVA

• Franchise en base de TVA (micro-entrepreneurs notamment)

• Régime du remboursement forfaitaire agricole

• Paiements exclusivement intermédiés par un établissement bancaire situé en France ou dans l’UE

Quelles sanctions en cas de non-conformité ?

L’absence de justificatif de conformité peut entraîner :

Une amende de 7 500 € par logiciel ou système concerné.

Il est important de noter que, dans le cas des logiciels multifonctions (comptabilité, gestion, facturation…), seule la partie « encaissement » doit être certifiée.

En résumé

Si vous utilisez un logiciel de caisse et que vous êtes assujetti à la TVA avec une clientèle de particuliers :

Vérifiez la conformité de votre outil
Assurez-vous de disposer du certificat ou de l’attestation
Conservez-le en cas de contrôle

La réglementation 2026 apporte un assouplissement, mais la vigilance reste essentielle.